Allmänt
I denna dataskyddspolicy beskrivs riktlinjerna och reglerna för hur Åbo Svenska Diakoniförening r.f. (föreningen) hanterar personuppgifter. Denna policy gäller för hela dess verksamhet, men nedan finns även specifika dataskyddsbeskrivningar för olika delar av dess verksamhet.
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en fysisk levande person. Namn, adressuppgifter, personnummer och digitala spår kan vara personuppgifter. Den person vars personuppgifter behandlas kallas registrerad.
Föreningen strävar efter att i all dess verksamhet hantera personuppgifter i enlighet med gällande bestämmelser. Syftet med detta är att så långt det är möjligt skydda den registrerades rättigheter.
Utifrån de bestämmelser som gäller har de registrerade bland annat rätt att:
- få information om behandlingen av sina personuppgifter,
- få tillgång till sina uppgifter,
- rätta sina uppgifter,
- få sina uppgifter avlägsnade och bli glömd,
- begränsa behandlingen av sina personuppgifter,
- göra invändningar mot behandling av sina personuppgifter,
- inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande.
Föreningen informerar dess anställda och förtroendevalda samt alla fysiska och juridiska personer som är i kontakt med den om hur personuppgifterna skyddas. I sådana fall där föreningen fungerar som personuppgiftsansvarig kan den träffa dataskyddsavtal med tjänsteleverantörer.
Enligt 2 § i föreningens stadgar är dess uppgift att utöva diakoniverksamhet inom Åbo svenska församlings område, varmed närmast avses att med emottagande av gåvor och testamenten ihopsamlade medel utöva kristlig kärleks- och hjälpverksamhet.
Den rättsliga grunden för hur föreningen behandlar personuppgifter beror på sammanhanget. Behandlingen kan grundas på samtycke, på lagstiftning som gäller för föreningar och arbetsgivare, eller på arkivverksamhet eller på avtal.
Föreningen säljer eller överlåter inte personuppgifter till tredje man.
Om det trots alla skyddsåtgärder skulle inträffa en personuppgiftsincident informerar föreningen dataombudsmannens byrå och den registrerade om det som skett på det sätt som föreskrivs i gällande bestämmelser
Om du har frågor gällande hur dina personuppgifter hanteras av föreningen eller andra frågor, eller om du vill framföra klagomål ombeds du vänligen kontakta den via e-post på adressen info@abodiakoniforening.fi.
Du kan också kontakta dataombudsmannens byrå. Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
Denna policy kan komma att uppdateras. På föreningens webbsida finns en ändringslogg, se https://abodiakoniforening.fi/dataskyddspolicy/andringslogg/
Sammanhang där föreningen behandlar personuppgifter
Medlemsregister
Föreningens medlemsregister utgör en förteckning över medlemmarna i föreningen. Förteckningen omfattar varje medlems fullständiga namn och hemort. Medlemsregistret finns endast i föreningens dator samt i pappersform. Medlemsregistret förvaras i föreningens låsta lokaler.
Om en medlem avlider eller utträder eller utesluts ur föreningen raderas inte anteckningen avseende medlemmen ur medlemsregistret. Däremot antecknas det så snart föreningen får kännedom om att en medlem avlidit eller så snart en medlem utträtt eller uteslutits ur föreningen att personen inte längre är medlem från och med det vid varje tillfälle aktuella datumet. Detta beror på att informationen om vilka som är eller har varit medlemmar i föreningen har ett stort kulturhistoriskt värde samt kan komma att behövas för framtida forskning.
Föreningen ger inte ut information om medlemmar utan deras samtycke till utomstående eller till tredje man. Medlemmar kan kontrollera uppgifter som gäller dem genom att kontakta föreningens skattmästare på telefonnumret +358 400 523 908.
Behandling av ansökningar om understöd
Ansökan om understöd kan endast skickas till föreningen genom ett understödsformulär som finns på dess webbplats. För att formuläret ska kunna skickas in måste sådana uppgifter som är nödvändiga för att föreningen ska kunna behandla ansökan fyllas i. Dessutom måste den som fyller i formuläret godkänna att personuppgifterna behandlas för detta ändamål. Uppgifterna sparas på en server lokaliserad i en skyddad datasal i Finland.
Om ansökningar mot förmodan kommer till föreningens post- eller e-postadress kommer sändaren få en förfrågan om huruvida denne godkänner att hans eller hennes personuppgifter behandlas som avses i stycket ovan skickad till sig jämte upplysning om att ansökan inte kommer att behandlas om något samtycke inte lämnas. Uppgifterna på föreningens e-postadress sparas på en server lokaliserad i en skyddad datasal i Finland.
Om ansökningar kommer till föreningen per post kommer dessa förvaras i föreningens arkiv.
Ansökningarna förvaras enligt ovan endast så länge som de behövs för att ansökningarna om understöd ska kunna behandlas. Behandlingen innefattar beredning och fattande av beslut vid styrelsemöten samt sådant bevarande av handlingar som följer av legala skyldigheter föreningen har som gäller exempelvis föreningens förvaltning och bokföring. Styrelsen tar därmed del av ansökningarna eller uppgifterna i ansökningarna i samband med behandlingen av dem vid styrelsemötena.
Uppgifter ur ansökningarna kan komma att delas till styrelseledamöterna via post eller e-post för behandlingen av ansökningar. I sådana fall kommer detta endast att göras på ett sådant sätt att uppgifterna är anonymiserade.
Med anonymisering avses att uppgifterna varken för sig eller som helhet eller kombinerade med andra uppgifter indirekt eller direkt kan kopplas till någon person. Därmed utgör sådana uppgifter inte personuppgifter.
Anonymiserade ansökningar kan komma att bevaras i föreningens arkiv.
Utbetalning av understöd
Om föreningen ska betala ut understöd kommer föreningen be den som ska ta emot betalningen att skicka de uppgifter som behövs för utbetalningen såsom bankuppgifter i krypterade e-postmeddelanden.
Projekt och evenemang som föreningen finansierar
Föreningen ordnar inte några projekt eller evenemang. De som får understöd för projekt, evenemang och liknande ansvarar för behandlingen av personuppgifter.
Föreningens post och e-post
Föreningen tar emot uppgifter per post och via e-post.
Uppgifter som kommer till föreningen per post och som inte omfattas av det som ovan sägs om ansökningar behandlas och förvaras i föreningens låsta lokaler i på det sätt som föreskrivs i gällande lagstiftning.
Uppgifter som kommer till föreningen via e-post och som inte omfattas av det som ovan sägs om ansökningar sparas på en server lokaliserad i en skyddad datasal i Finland samt behandlas på det sätt som föreskrivs i gällande lagstiftning.
Kontaktuppgifter
Föreningens namn: Åbo Svenska Diakoniförening r.f.
FO-nummer: 0197633-9
Postadress: c/o Jan-Peter Pomrén, Råggatan 6 A 32, 20720 Åbo.
Eventuella frågor gällande dataskyddspolicyn skickas till info@abodiakoniforening.fi.